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大陆公司监事会作用的发挥

符霜叶律师

在大陆设立的公司,不论有限责任公司还是股份有限公司,均应设立监事会或委任监事。监事会通过履行监督职责,对公司管理人员及公司经营进行监督,促进公司合法、有效经营,维护公司及全体股东的合法利益。但在实践中,其发挥的作用有限,如何充分发挥监事会的作用,使其免于沦为空架子,是各个企业完善公司管治结构的重要课题。
一、健全完善监事会各项工作制度
监事会行使监督权的武器是法律法规和公司章程,法律法规规定的监事会应行使的职权比较原则,监事应当结合公司实际情况制定更加具体和可操作的实施细则或议事规则。健全完善监事会各项工作制度,实现监督的规范化,防止监事会的工作流于形式,明确各监事的主要职责,对监事实行分工负责制度,保证监事会职责的有效履行和工作质量的逐步提高。
同时,定期召开监事会会议,收集整理监事监督信息。但更重要的是有效保证有关制度的执行和实施,监事会及公司相关部门应积极主动履行有关规定,保证有效发挥监事会的作用。
二、提升监事自身监督能力
1、保持监事会的独立性
监事会应当独立于董事会及公司管理层,监事会成员不得担任公司董事、总经理、高级管理人员不得兼任监事。监事会成员中可以设置有若干的外部监事,其在公司不担任其他职务,且与公司不存在任何直接和间接的商业利益关系,组成结构具有较强的独立因素,但需要进一步有效发挥其专业能力,充分发挥对公司董事会及经营管理的监督能力。
2、提高监事会监督质量
监事会担负着检查企业贯彻执行有关法律法规和规章制度情况、检查企业财务等专业性较强的监督职责,有时还需要聘请律师、会计师处理各种问题,这对监事会成员的业务能力提出较高的要求。加强对监事会成员的培训,加强学习和实践,改善监事会人员的专业技术结构。
三、严格遵守法律法规规定的监事义务,加强自律能力
只有严格自律,公司监事才能更好地履行监督职责。监事应当遵守法律法规规定的义务,公司监事在履行职责时,必须遵守诚信原则。
1、避免利益冲突
监事不应当置自己于自身的利益与承担的义务可能发生冲突的处境。公司监事或其近亲属或其控制的公司直接或间接于公司已订立的或计划中的合同、交易、安排有重要利害关系或权益时,不论有关事项在正常情况下是否需要董事会的批准同意,均应当尽快向董事会披露其利害关系或权益的性质和程度,并按照规定进行相应披露,且不得参与有关决议。
2、遵守保密责任
公司监事在履行职务中,涉及知悉有关公司尚未对外披露的财务信息或其他保密信息,应当遵守保密责任,未经股东大会在知情的情况下同意,不得泄露其在任职期间所获得的涉及我公司的机密信息;除非以公司利益为目的,亦不得利用该信息。
3、遵守证券买卖的规定
如为上市公司的,监事还应当严格遵守有关证券买卖的规定,在业绩发布之前不得买卖公司证券,包括但不限于以实名、隐名等任何形式购买公司股份,或与公司股价挂钩的产品,并尽力设法避免配偶及未成年子女进行任何买卖,且也应尽量确保高管、公司内职务或工作与未经披露股价敏感资料相关的工作人员在上述禁止买卖期间买卖证券。在监事持有公司内幕消息之时,如公司决定某项收购事项,尚未对外披露时,在严格遵守保密责任的同时,也不得在其披露之前买卖公司证券获取个人利益。如已购买任何股份,均应如实向公司披露,并按照有关规定履行权益登记责任。
四、监事在履行职务中重点监管的事项
1、列席董事会
监事应当列席公司董事会,监督董事会议决议,监督其做出的决定及制定的政策是否符合有关法律法规和公司章程的规定,维护公司和股东的整体利益。
2、审查内控体系
审查公司的内控管理制度及相应内控体系是否适当及充分,是否能的到有效履行。
3、监督董事及高级管理人员
监督公司董事及高级管理人员在其日常经营行为中是否遵守信托义务,勤勉、谨慎、依法履行职责,是否存在违反法律法规或公司章程或损害公司权益的行为。
4、审阅公司财务报告
审查公司的财务报告是否遵守了适用的会计标准及相关法律法规的规定,并且已作出适当披露,且在各重大方面公允地反映了本集团的财务状况及经营业绩。
5、检查有关关联交易
审查公司与法律规定的关联方或关联人士之前的关联交易或持续关联交易,是否依据一般商业标准执行,如有关董事、高级管理人员于该交易有关联关系的,其是否已经回避了有关表决及决议,是否存在侵害公司及股东权益的行为。

监事会只有依照法律法规的规定,勤勉履职,洁身自律,在履行监督检查过程中坚持实事求实、客观公正的原则,真诚地以公司最大利益为出发点行事,并应当正确处理监督与被监督的关系,才能更有效地发挥企业监事会的作用,切实保障公司和股东的整体利益。

符霜叶律师 北京中灏律师事务所合伙人 fushuangye@zhonghaolawyer.com

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